Pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. Ponadto dokumentacja osobowa i płacowa będzie mogła być prowadzona w postaci elektronicznej. Według szacunków, zredukuje to koszty firmy nawet o 200 tys. zł rocznie. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.
Senatorowie przyjęli 19 stycznia 2018 r. bez poprawek ustawę dotyczącą elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych. Ustawa trafi teraz do Prezydenta. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.
„Ustawa ma dwa założenia. Po pierwsze, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Po drugie, będą mogli prowadzić taką dokumentację w postaci elektronicznej, co jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji” – wyjaśnia wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj.
Wiceszef MPiT podkreśla, że trudno znaleźć uzasadnienie dla aktualnie obowiązującego, 50-letniego okresu przechowywania akt pracowniczych.
” Ten okres jest jednym z najdłuższych na świecie, a wcale nie gwarantuje, że pracownik otrzyma od byłego pracodawcy dokumenty potrzebne do wyliczenia emerytur ” – mówi.
Roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Skrócenie okresu przechowywania oraz elektronizacja znacząco obniżą te wydatki.
Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na 2 przypadki.
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.
Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.
Żródło
